Getting Things Done (ou C'est plié !)

Getting Things Done (ou C'est plié !)

Getting Things Done (ou Faire les choses !)

ou

« On y va, On le fait, C’est plié » (proposez un nouveau titre en commentaire…)

Source: Getting Things Done de David Allen, et traduction libre d'article et notes de lecture publiées sur Internet

Il faut commencer par préparer quelques chemises et écrire dessus:

1. Panier « IN »
2. Attendu
3. Projets
4. Un Jour/ Peut-être
5. Références
6. Actions
7. Supports

Principes

1. Sortez de votre esprit et classez toutes les idées et choses « à faire » qui encombrent votre esprit dans un système fiable, sécurisé, simple et accessible
2. Obligez-vous à prendre des décisions à propos de tout ce qui vous arrive dans la vie et ce que vous allez faire « après », de manière à ce que vous ayez toujours un « plan des prochaines actions » à lancer que vous pouvez à tout moment éxecuter ou mettre à jour

Résultats & Actions

1. Décrivez en une phrase simple le résultat positif attendu de la résolution de la situation ou du problème
2. Écrivez la première action physique élémentaire à faire pour faire avancer la situation

Contrôle horizontal et vertical (Sortir les choses de votre esprit et les faire)

1. L’horizontal maintient la cohérence entre toutes les activités dans lesquelles vous êtes impliqué
2. Le vertical gère le déroulement des projets précis

Cinq étapes de Workflow (Horizontal) <- ça c'est bien

1. Rassembler les choses qui nécessitent notre attention (Toutes les choses personnelles ou professionnelles, grandes ou petites, qui selon vous devraient être différentes de ce qu’elles sont actuellement et sur lesquelles vous avez un engagement personnel d’influence)
1. sortez-les de votre esprit
2. minimisez les lieux de collecte
• Panier « IN » physique
• Papiers et blocs-notes
• Notes électroniques
• Enregistrements (Répondeurs, dictaphones)
• Email
3. videz régulièrement les paniers
2. Traiter ce qu’elle signifient et ce qu’il faut en faire

1. Qu’est-ce que c’est?
2. Peut-on en faire une action? OUI ou NON
• Non
1. poubelle
2. incubateur
1. Liste un jour/peut-être
2. échéancier (dossiers suspendus ou échéancier, calendrier 3D)
• 43 dossiers:
• 31 dossiers journaliers
• 12 dossiers mensuels
• Date du jour du lendemain au dessus
• Personnellement je trouve cela trop compliqué, un agenda me suffit...
3. référence (On met en référence est l’information à laquelle on peut facilement se réfere quand c’est nécessaire)
• Oui

1. Quelle est la prochaine action?

• Le faire
• Le déléguer
• Le reporter
• Projet (tout ce qui nécessite plus d’une étape pour atteindre le résultat attendu)
1. Suivi des « Actionnables »

1. Liste des projets
2. Stockage ou dossiers pour les plans des projets et les matériaux liés
3. Calendrier (Actions inscrites spécifiquement dans le temps – rendez-vous, Actions spécifiques à un jour, information spécifique à un jour)
4. Liste des rappels des prochaines actions
5. Liste des rappels des choses que vous attendez (Ne les passez en revue juste ce qu’il faut pour arrêtez de vous en soucier)
2. organiser les résultats
3. parcourez les choix possibles
4. Faire

Choisir les actions du moment adéquat: 1. contexte, 2. temps disponible, 3. énergie disponible, 4. priorité

Revue hebdomadaire

1. Papiers volants
• Cartes de visites, reçus, etc. mettre dans le panier « IN » pour traitement
2. Traitez vos notes
3. Revue du calendrier précedent
• Revue des actions restant à faire, information de réference, etc.
4. Calendrier à venir
5. Videz votre tête
• Écrire tous les nouveaux projets, actions, informations de référence, etc.
6. Parcourez les listes de “Projets” (et les résultats plus larges attendus)
• Vérifiez qu’au moins une « Première action élementaire” est inscrite dans votre système pour chaque projet
7. Parcourez la liste des « Prochaines actions »
• Effacez les actions terminées et parcourez les rappels des prochaines étapes des actions à faire
8. Parcourez la liste des “Attendus”
• Enregistrez les actions adéquates pour le suivi et vérifiez les élements reçus
9. Parcourez les check-listes
10. Parcourez la Liste « Un jour/ peut-être »
• Vérifiez les projets qui sont devenus actifs et transférez les aux “Projets” et supprimer les éléments qui ne sont plus intéressants
11. Parcourez les fichiers “En attente” et Support
• Parcourez les supports du travail en cours pour ajouter des nouvelles Actions, des résultats obtenus et actions terminées et des Attendus

Comment décider d’une action?

1. Prédéfini
2. Traiter quand ça se présente
3. Définir le travail à faire

Modèle à 6 niveau pour classer votre travail

1. Actions en cours
2. Projets en cours
3. Zones de responsabilité
4. Objectifs à 1-2 ans
5. Vision à 3-5 ans
6. La vue globale

• projets: Définissez clairement les résultats et les actions prochaines pour les faire avancer
• focus horizontal: rappels dans un système fiable qui est passé en revue régulièrement
• focus vertical: informal back of the envelope planning

Les cinq étapes pour accomplir toute tâche (Planning de projet)

1. Définir le but et les principes
2. Vision du résultat
3. Brainstorming
4. Organiser
5. Identifier les prochaines actions

C'est-à-dire :

1. Buts et principes (Pourquoi nous faisons cela?)
2. Mission / vision / objectifs/ Résultat positif attendu (A quoi le succès va ressembler?)
3. Brainstorming (Comment on va faire pour le faire?)
1. Rétro planning, voir le projet depuis la date de fin
2. Mettre le succès en perspective (Suspendre les « Oui, mais… » .")
3. Listez les fonctionnalités, aspects, et les qualités que vous imaginez atteindre
4. Organiser (identifier les composants, sous-composants, séquences, évenements et/ou priorités; qu’est ce qui doit se passer et dasn quel ordre ? Quand faisons nous cela ?)
5. Prochaines actions (Où allons nous commencer?)

"Si le projet est sorti de votre esprit, le planning est suffisant. Si le projet occupe toujours votre esprit, appliquez à nouveau le modèle jusqu’à ce que vous soyez libéré."

Facteur clé du système de classement

• Le classement doit être instantané et facile
• Un système alphabétique
• Classez alphabétiquement sauf si vous avez besoin d’un classement plus spécifique
• Réduisez le nombre de lieu ou le dossier n’est pas
• Organisez par sujet, projet, personne ou société
• Un classement spécialisé peut être nécessaire si la somme des documents de référence sur un sujet ou projet dépasse un casier.
• Ayez une mécanique de qualité et évitez les dossiers suspendus
• Si vous devez utiliser des dossiers suspendus
• Étiquetez les dossiers (chemises), pas les suspensions
• Utilisez seulement un dossier (une chemise) par suspension
• Gardez un gros stock de suspensions et de nouvelles chemises devant l’armoire à dossiers suspendue
• Faites le tri (“Purge”) une fois par an
• Encouragez un jour « Poubelle » au bureau

Que faire quand on n’a pas fait ce qui était convenu?

1. Revoir les exigences à la baisse
2. Le faire
3. Renégocier le résultat attendu

"Quelle est la prochaine action?"

"Plus tu y arrives bien, plus tu ferais mieux d’y arriver encore mieux. »

Résumé

1. Enlevez tout de votre tête
2. Décidez ce qu’il faut faire (Actions) et les résultats attendus la première fois que vous identifiez l’objet sur votre radar, plutôt que plus tard
3. Revoyez régulièrement et mettez à jour la liste complète des “boucles ouvertes” de votre vie et de votre travail

Méthode simplifiée et workflow

Prenez n’importe quelle chose dans votre environnement dont vous vous demandez qu’ne faire, et appliquez lui le process suivant:

• Je n’en n’ai pas besoin ou je n’en veut pas = Poubelle
• Je dois encore décider ce que cela signifie pour moi= Panier “IN”
• J’aurai peut-être besoin de cette information plus tard = réference
• Je m’en sert = équipement et fournitures
• J’aime le voir = decoration
• Quand je pourrais m’en occuper, je voudrais pouvoir me rappeler que je peut faire cela = Rappel des Prochaines Actions, réfléchir à quand et Où cela pourrait être fait
• Il fait que l’on me rappelle ce résultat court-terme sur lequel je me suis engagé = élément de la liste de projet, parcouru toutes les semaines
• J’en aurai besoin quand je traiterai tel projet = Document « annexe » ou support
• Je pourrai vouloir m’engager sur cela dans le futur = Ajouter à la liste un jour/ peut-être
• Je pourrai vouloir m’engager sur cela à ou après une certaine date dans le futur = mettre le sujet en calendrier pour qu’il soit revu dans le futur à une date spécifiée
• Je veut accomplir ce grand résultat = buts, objectifs, visions que vous parcourez à un intervalle plus long
• C’est quelque chose que quelqu’un d’autre fait et dont je m’occupe aussi = Ajouter à la liste “Attendus”, parcourue au moins toutes les semaines
• Je dois le prendre en compte quand je fait certaines activités récurrentes = élément d’une check-list